Règles de conduite et ligne éthique

Règles de conduite

À la Sun Life, nous aidons nos Clients à atteindre une sécurité financière durable et un mode de vie sain. Notre réputation et notre succès sont fondés sur notre engagement à faire la bonne chose pour nos Clients, actionnaires, collectivités et collègues. Nos Règles de conduite (nos Règles) nous gardent sur la bonne voie dans tout ce que nous faisons.

Nos Règles nous aident à maintenir notre réputation d’entreprise fiable et responsable et à préserver notre intégrité. Elles définissent les normes à adopter pour agir avec honnêteté, intégrité et professionnalisme en toutes circonstances. Nous sommes une entreprise d’envergure mondiale; nos Règles sont le reflet de notre diversité et sont accessibles en plusieurs langues. Pour plus d’information sur leur disponibilité dans diverses langues, envoyez un courriel au bureau des Règles à l’adresse suivante : Regles@sunlife.com.

Lisez les Règles de conduite de la Sun Life.

Ligne éthique

Notre ligne éthique est gérée par un fournisseur de services externe (ClearView Connects^mc). Elle est accessible en tout temps partout dans le monde.

La plateforme de signalement de la ligne éthique est fournie par ClearView, mais c’est la Sun Life qui examine tout signalement fait sur la plateforme et qui enquête.

Vous pouvez faire un signalement :

• en ligne, dans l’application Web;
• par téléphone, en parlant à un représentant;
• en laissant un message vocal;
• par la poste, à une case postale réservée au courrier confidentiel.

Signalements à faire avec la ligne éthique

Voici des exemples de signalements qui peuvent être faits avec la ligne éthique:

• Activités contre des Clients, manquement disciplinaire d’un représentant
• Pot-de-vin, corruption
• Conflits d’intérêts
• Discriminatiom
• Problème lié à la diversité, l’équité ou l’inclusion
• Pratiques frauduleuses ou douteuses touchant la comptabilité, les audits ou les rapports financiers
• Harcèlement
• Préjudice à une personne (y compris la traite de personnes, le travail forcé ou le travail des enfants) ou dommage à des biens
• Problèmes touchant la santé, la sécurité et l’environnement
• Cadeaux inappropriés
• Opérations d’initié
• Intimidation et représailles (protection des dénonciateurs)
• Manipulation ou falsification de données
• Utilisation inappropriée des actifs de la Sun Life (technologies informatiques, information, propriété)
• Risques qui menacent notre intégrité et notre sécurité, y compris par l’interférence d’acteurs étrangers
• Traitement équitable des préoccupations des clients
• Vol, détournement ou fraude
• Non-respect des lois, des règlements ou des lignes directrices ou procédures de la Sun Life

Signalements à ne pas faire avec la ligne éthique

N’utilisez pas la ligne éthique dans les cas suivants :

• Demandes de renseignements des Clients
• Plaintes des Clients liées au service
• Demandes de renseignements sur les dons et les partenariats
• Demandes de renseignements des médias
• Demandes de renseignements sur les produits et services (assurance, placements, conseils financiers, gestion d’actifs)
• Demandes de renseignements sur les bureaux régionaux
• Demandes de renseignements des actionnaires ou des investisseurs
• Demandes de renseignements sur les occasions de carrière à la Sun Life
  

Soumettre un rapport

En soumettant un rapport, vous devez donner des précisions sur la violation potentielle. Fournissez toujours tous les renseignements que vous possédez; ceux-ci contribueront à faciliter l’enquête. Par exemple : quelles sont les parties impliquées? Quel est le motif du signalement? Quand est-ce arrivé? Dans quelles circonstances (p. ex. courriel, appel téléphonique, rencontre en personne)? Y a-t-il eu des répercussions sur vous ou d’autres personnes?

Rapport soumis en ligne

Vous pouvez soumettre un rapport en ligne à l’adresse www.clearviewconnects.com. Votre rapport est totalement anonyme, sauf si vous choisissez de fournir vos coordonnées. Il est crypté automatiquement et votre adresse IP n’est pas repérée. ClearView Connects™ utilise les technologies de cryptage les plus récentes pour protéger votre identité.

Numéros sans frais

Pour obtenir le numéro sans frais pour votre pays, consultez le guide sur les signalements de ClearView. Quand vous appelez, vous accédez à un menu d’assistance. Vous pouvez obtenir le service dans la langue que vous préférez. Selon la langue choisie, il est possible que vous deviez attendre quelques minutes avant d’obtenir les services d’un interprète.

Envoyer un rapport par la poste

Vous pouvez envoyer votre rapport à l’adresse suivante : ClearView Connects, C. P. 11017, Toronto (Ontario) M1E 1N0. Seul le personnel de Clearview a accès à cette case postale. Les rapports envoyés par la poste sont consignés dans le système de ClearView. Les versions papier sont détruites.

Qu’arrive-t-il si vous utilisez la ligne éthique?

Après avoir soumis votre rapport, vous recevrez un numéro de dossier, un mot de passe et des instructions pour faire le suivi du dossier. Le rapport sera transmis à notre bureau des Règles. Il sera confié à un responsable principal du contrôle de la conformité, ou à son délégué, qui commencera une enquête et fera un suivi du dossier en ligne.

Pour faire un suivi, utilisez la ligne éthique ou ouvrez une session sur le site Web pour voir la description que vous avez entrée et la réponse obtenue. Vous pouvez aussi ajouter des renseignements supplémentaires au rapport – cela contribuera à faciliter l’enquête. Prenez note que si la protection des renseignements personnels ou la confidentialité est en cause, il se peut que des renseignements liés à l’enquête ou le résultat de celle-ci ne soient pas divulgués.

Notre engagement contre l’intimidation et les représailles

La Sun Life ne tolère aucune forme d’intimidation ou de représailles à l’égard d’une personne qui signale une infraction potentielle à nos Règles, ou qui participe à une enquête ou à une vérification. Si vous faites un signalement de bonne foi, aucune mesure ne sera prise contre vous même si nous ne pouvons pas confirmer vos soupçons. Cependant, toute allégation mensongère ou malveillante constitue une infraction en soi aux Règles. Toute personne tentant d’intimider quelqu’un qui a signalé une infraction aux Règles ou qui participe à une enquête ou à une vérification, ou tentant d’exercer des représailles contre cette autre personne, fera l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement, quel que soit son poste. Les entreprises et les consultants qui agissent au nom de la Sun Life sont tenus d’adhérer aux valeurs de nos Règles. Le non-respect de ces dernières pourrait entraîner l’annulation d’ententes avec la Sun Life et des poursuites judiciaires.

Pour plus d’information sur le processus de soumission de rapport de la ligne éthique, consultez le guide sur les signalements de ClearView.