Dans le présent document, le mot vous s'entend de toute personne dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués tel qu'il est indiqué dans les présents principes directeurs et le mot nous de la Sun Life inc., de la Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie et de leurs sociétés affiliées au Canada. Consultez la liste des Compagnies du groupe Financière Sun Life.
Notre engagement de protéger les renseignements personnels vous concernant, nos principes directeurs
Nous ne pouvons vous offrir des produits de placement, d'assurance ou de retraite de qualité supérieure ni vous fournir des services qui répondent parfaitement à vos besoins financiers à toutes les étapes de votre vie que si nous rassemblons des renseignements personnels à votre sujet. Nous prenons grand soin de nous assurer que les renseignements personnels ainsi recueillis sont exacts, demeurent confidentiels et sont conservés en lieu sûr.
Nos principes directeurs établissent des normes élevées en matière de collecte, d'utilisation, de communication et d'archivage des renseignements personnels. Aux Principes directeurs de la Financière Sun Life en matière de protection des renseignements personnels pour le Canada s'ajoutent nos Règles régissant la protection des renseignements personnels, notre Déclaration en matière de protection des renseignements personnels en ligne ainsi que les pratiques et méthodes établies relativement à la gestion de ces renseignements.
Principes directeurs de la Financière Sun Life en matière de protection des renseignements personnels pour le Canada
Comment nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels
Façon dont nous recueillons les renseignements personnels
Nous pouvons recueillir des renseignements personnels vous concernant par écrit, par voie électronique ou verbalement. Si nous recueillons des renseignements vous concernant par téléphone, il se peut que l'appel soit enregistré à des fins de suivi, d'amélioration de la qualité et de formation, ou pour établir un dossier contenant les renseignements vous concernant et vos directives.
Nous ne vous demandons que les renseignements qui nous sont nécessaires
Nous recueillons, auprès de vous et de toute autre personne, uniquement les renseignements nécessaires à votre sujet, notamment des renseignements financiers, des renseignements médicaux, de l'information sur le style de vie et vos coordonnées, compte tenu de l'objet du dossier dont nous vous avons informé.
Les dossiers que nous établissons et qui contiennent des renseignements à votre sujet ont pour objet de vous fournir les produits et services financiers ou produits et services d'assurances ou de placements que nous croyons susceptibles de répondre à vos besoins à toutes les étapes de votre vie.
Nous ne vendons pas les renseignements personnels vous concernant.
Pourquoi l'information nous est-elle nécessaire?
En général, nous devons recueillir des renseignements personnels à votre sujet pour pouvoir :
- mieux connaître vos besoins, établir la pertinence de nos produits et services, ainsi qu'évaluer les besoins ultérieurs au moyen de sondages auprès de la clientèle, d'études de marché et d'analyses,
- établir si vous êtes admissible aux programmes que nous offrons,
- continuer à vous offrir la gamme complète de produits et de services que vous avez avec nous, conformément aux exigences sur le plan juridique, ainsi qu'assurer la gestion de ceux-ci,
- vous identifier et mettre en oeuvre des programmes et des processus en vue d'assurer la protection contre la fraude, les erreurs, la fausse représentation,
- satisfaire aux exigences réglementaires ou contractuelles.
Nous obtiendrons votre consentement
Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels vous concernant avec votre consentement, compte tenu de l'objet du dossier dont nous vous avons informé, ou comme la loi le permet ou l'exige.
Vous pouvez donner votre consentement verbalement ou par écrit, y compris par voie électronique, ou de façon implicite ou par l'entremise d'un représentant dûment autorisé.
Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels vous concernant, sous réserve des restrictions prévues par la loi et par tout contrat pertinent, moyennant préavis suffisant. Toutefois, en l'absence de votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous offrir les produits et les services que vous avez demandés.
Lorsque nous devrons communiquer des renseignements personnels vous concernant à des tiers autres que des conseillers, des réassureurs ou des tiers fournisseurs de services qui en ont besoin pour s'acquitter de tâches en notre nom, nous demanderons au préalable votre consentement et nous vous informerons alors de l'identité de ces tiers, du type de renseignements que nous devons leur communiquer et de la raison pour laquelle nous le ferons.
À votre choix
De temps en temps, nous pouvons vous donner de l'information sur d'autres produits et services financiers qui, à notre avis, sont susceptibles de répondre à l'évolution de vos besoins. Si vous ne souhaitez pas recevoir ces offres, faites-le-nous savoir en nous appelant au 1-877-SUN-LIFE (1-877-786-5433). Si vous nous demandez de supprimer vos coordonnées de nos dossiers de marketing, nous le ferons dans les meilleurs délais.
Nous ne conservons des renseignements personnels que durant une période limitée
Nous ne conserverons les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet que pendant la période où cela sera nécessaire sur le plan légal et opérationnel.
Nous nous engageons à protéger les renseignements personnels vous concernant
Nous sommes tenus de rendre compte
Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, y compris ceux qui ont été communiqués à un mandataire ou à un tiers fournisseur de services pour nous permettre de vous fournir un produit ou un service. Dans certains cas, à moins que nous recevions des indications contraires, nos employés, nos partenaires de la distribution, tels que les conseillers et les tiers fournisseurs de services, ainsi que nos réassureurs et leurs fournisseurs de services peuvent être établis dans d'autres provinces ou dans des pays autres que le Canada, et vos renseignements personnels pourraient alors être régis par les lois qui sont en vigueur dans ces autres provinces et pays. Tous ces intervenants, qu'ils se trouvent ou non au Canada, sont tenus d'assurer, d'une manière qui reste conforme à nos principes directeurs et marches à suivre en matière de protection des renseignements personnels, la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels vous concernant.
Comment protégeons-nous les renseignements personnels?
Seuls les employés, les partenaires de la distribution et les tiers fournisseurs de services autorisés de la Financière Sun Life qui ont besoin de renseignements personnels vous concernant pour s'acquitter de leurs fonctions peuvent avoir accès à ces renseignements.
Nous avons mis en place et continuons d'élaborer des dispositifs propres à assurer la protection des renseignements personnels contre les risques de vol, de perte, de communication non autorisée, de reproduction, d'utilisation inappropriée ou d'altération. Nous appliquons des dispositifs de protection correspondant au type de documents, y compris les documents électroniques ou sur support papier, des mesures de type organisationnel comme les contrôles de sécurité et la limitation de l'accès aux renseignements aux personnes qui en ont besoin pour s'acquitter de leurs fonctions et des dispositifs technologiques tels les mots de passe et le chiffrement. Nous veillons à assurer la protection de tous les types de renseignements, mais il va sans dire que les renseignements les plus délicats comme les renseignements médicaux font l'objet des mesures de protection les plus strictes.
Votre droit d'accéder aux renseignements personnels vous concernant
Vos droits
Vous avez le droit de nous demander par écrit si nous possédons des renseignements personnels à votre sujet, et de quelle manière nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels vous concernant. Vous avez aussi le droit d'accéder à ces renseignements. Il est possible que nous ne puissions pas vous fournir tous les renseignements que vous demandez, selon les circonstances, et des frais peuvent s'appliquer à toute copie des renseignements personnels demandés. Si nous avons obtenu d'un tiers des renseignements médicaux à votre sujet, nous vous fournirons ces renseignements par l'intermédiaire de votre médecin.
Comment demander une mise à jour ou une correction
Si vous croyez que les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de nous demander d'y apporter des modifications ou vous pouvez communiquer avec nous pour mettre à jour les renseignements personnels vous concernant qui figurent dans nos dossiers.
Si vous établissez que les renseignements personnels vous concernant sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications appropriées nécessaires.
Si vous estimez que les changements n'ont pas été apportés à votre satisfaction, vous pouvez avoir recours à notre processus de traitement des plaintes des clients, accessible sur notre site Web à l’adresse www.sunlife.ca.
Comment présenter une plainte
Vous pouvez présenter une plainte relativement aux renseignements personnels en communiquant directement avec le responsable des renseignements personnels à la Financière Sun Life pour le Canada. Nous vous expliquerons la marche à suivre et nous ferons enquête dans tous les cas de plainte. Si la plainte est justifiée, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour corriger la situation, allant même jusqu'à modifier nos principes directeurs et nos pratiques au besoin. Nous vous informerons également des autres moyens dont vous pouvez vous prévaloir pour présenter une plainte.
Pour plus de renseignements et comment communiquer avec nous
Pour toute question touchant les Principes directeurs ou les Règles de la Financière Sun Life en matière de protection des renseignements personnels pour le Canada ou pour de plus amples renseignements concernant nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, par courriel (responsableprotectionvieprivee@sunlife.com) ou par la poste (Responsable de la protection des renseignements personnels, Financière Sun Life, 1 York Street, Toronto, Ontario, M5J 0B6, Canada. Vous pouvez également nous joindre par téléphone au 416-408-8850.
Visitez notre site Web à l'adresse www.sunlife.ca.
Règles de la Financière Sun Life en matière de protection des renseignements personnels pour le Canada
Règle 1 - Responsabilité
Toute compagnie membre, tout employé ou tout mandataire d'une compagnie du groupe Financière Sun Life établie au Canada est responsable des renseignements personnels dont il a la charge et chaque compagnie du groupe désigne un ou plusieurs responsables de l'application des présentes Règles.
Règle 2 - Détermination de l'objet des dossiers
L'objet de la collecte des renseignements personnels est déterminé au moment où les renseignements sont recueillis ou avant.
Règle 3 - Consentement
Les renseignements personnels ne peuvent être recueillis, ni être utilisés ou communiqués sans que la personne concernée en soit préalablement informée et que son consentement ait été obtenu, à moins que des motifs d'ordre juridique ou relevant de la sécurité ne le justifient.
Règle 4 - Renseignements pouvant être recueillis
Les renseignements personnels recueillis doivent se limiter à ceux qui sont nécessaires à l'atteinte de l'objet du dossier et ils doivent être obtenus en recourant à des pratiques conformes à la loi et équitables.
Règle 5 - Utilisation, communication et conservation des renseignements
Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés, communiqués ou conservés que dans la poursuite de l'objet pour lequel ils ont été recueillis, à moins que la personne n'ait consenti à ce qu'ils le soient autrement ou que la loi ne le permette ou le requière.
Règle 6 - Exactitude
Les renseignements personnels seront aussi exacts, complets et à jour que l'exige l'objet de leur utilisation, tel qu'il aura été établi.
Règle 7 - Protection des renseignements
Les renseignements personnels sont protégés par des dispositifs appropriés, compte tenu de la délicatesse de l'information.
Règle 8 - Transparence
Les compagnies du groupe Financière Sun Life mettent à la disposition de leurs clients des renseignements précis touchant les principes directeurs et les pratiques de l'entreprise en matière de protection des renseignements personnels.
Règle 9 - Accès aux renseignements
Nous informons les personnes qui en font la demande sur l'existence de renseignements personnels les concernant et sur la façon dont ils ont été utilisés, communiqués et conservés. Elles peuvent également avoir accès aux renseignements personnels les concernant, remettre en question l'exactitude ou le caractère complet de ces renseignements et y faire apporter des corrections, s'il y a lieu.
Règle 10 - Plaintes et suggestions
Toute personne peut présenter une plainte touchant la protection des renseignements personnels en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels de notre entreprise.
Juin 2017
Avez-vous des question sur la protection des renseignements personnels vous concernant?
Si vous avez des questions à poser au sujet de nos pratiques ou de nos principes directeurs en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels par téléphone, au 416 408-8850, ou par courriel, à l'adresse responsableprotectionvieprivee@sunlife.com.
