私隱政策｜香港永明金融
私隱政策聲明
政策聲明
我們的政策和首要任務是保護客戶及網站用戶提供的任何資料。我們承諾遵守香港《個人資料（私隱）條例》下的保障資料原則及所有相關條文，以全面達到及在可能情況下超越國際公認的個人資料私隱保護標準。在履行此承諾的過程中，我們就資料私隱保護實施高度的合規標準。
在我們以適當的形式和方式向個人收集個人資料時或之前，我們會提供一份個人資料收集聲明（「本聲明」）。
實務聲明
持有的個人資料種類
香港永明金融有限公司（「永明金融」）持有四大類個人資料。
- 保單/退休金計劃記錄，其中包括保單或退休金計劃申請人或授權人士提供的資料（例如聯絡資料、人口統計資料、財務資料、健康記錄、身份證號碼、就業資料等）；
- 人士記錄，包括工作申請、員工個人資料、代理個人資料、工作資料、銀行戶口資料、薪金、佣金、花紅、付款、福利、休假和培訓記錄、團體醫療及人壽保險記錄、參與的退休金計劃、工作表現評估、牌照及紀律處分記錄等；
- 其他記錄，包括管理及營運記錄、就參與宣傳活動或客戶調查而向永明金融及其相關公司提供的個人資料、資料核對記錄、研究記錄，以及任何法律、規例或法院指令的調查記錄等；
- 從我們的網站收集的記錄，包括訪客的IP位址、有關新訪客和重複訪客的人數，訪客的瀏覽時間記錄、訪客的地理位置和類似資料、我們在其他公司網站的產品及服務宣傳廣告的用戶瀏覽人數記錄。所有此等資料均以匯總及匿名方式收集。也就是說，除非網站的某項功能要求您提供個人資料；否則，您不必提供任何個人資料就可以使用我們的網站。
保存個人資料的主要目的
持有的個人資料：
- 保單/退休金計劃記錄的保存目的：(i) 處理和評估保單或退休金計劃的申請；(ii) 為保單主權人或計劃參加者管理及提供與其持有的產品之相關服務；(iii) 處理及調查索賠；(iv) 進行客戶調查；(v) 研究及設計供客戶使用的金融、保險或退休金產品；(vi) 選擇及參與獎賞、忠誠或優惠計劃及相關服務；(vii) 就上述目的聯絡保單主權人或計劃參與者；(viii) 與上述目的直接相關的目的；(ix) 遵守適用的法例，法規或法院指令；以及 (x) 就永明金融及第三方的退休金、金融和保險產品的市場營銷資訊與保單主權人或計劃參與者聯絡。
- 保留僱員和代理的個人記錄並用於招聘和人力資源管理目的，包括：(a) 處理及評估工作申請；委任僱員或代理；(b) 促成和管理僱傭或代理合約；(c) 就香港保險業聯會(「HKFI」)或其繼承者及強制性公積金計劃管理局（「積金局」）等監管機構有關保險及強積金中介牌照的管理註冊、續期、取消註冊事宜，包括但不限於報告培訓記錄並回覆他們的查詢；(d)管理永明金融各方面的僱傭或代理關係，包括但不限於會計、審計、監管和稅務要求；(e)招收和管理僱員或代理的退休金和退休基金計劃；(f)提供由永明金融提供的團體醫療、人壽保險和其他福利；(g)履行永明金融的義務，並根據協議行使其權利，包括但不限於任何離職後的債務追討；(h)進行評估和紀律行動；(i)與上述目的直接相關的目的。
- 其他記錄則根據不同目的保留，視乎個別記錄的性質而定。我們會在收集此等個人資料時說明目的。
- 我們保留從我們網站收集的記錄，以改善網站的表現和功能，為訪客創造更佳體驗，並估量對網絡市場營銷活動的反應。
除上述主要目的外，我們還打算將您的個人資料用於直接促銷永明金融的產品服務。但我們只會在獲得您就該目的給予書面同意時（包括無指示反對的情況），才會將您的個人資料用於直接促銷活動。就此，請注意：
- 我們會不時將持有您的姓名、聯絡資料、其他產品及服務的投資組合資料、交易模式及行為、財務背景及人口統計資料用於直接促銷我們的產品及服務；以及
- 在法律允許的範圍內銷售永明金融集團各實體提供的產品及/或服務。
但未經您明確同意，我們不會將您的個人資料提供給第三方用於其直接促銷活動。
如果您往後不想我們繼續使用您的個人資料進行本段所述的直接促銷活動，您可以通知我們以行使您的選擇退出權利。請按照以下存取及更改資料部分中列明的聯絡方式，以書面與我們聯絡。
請閱讀我們的線上私隱政策，了解您瀏覽我們的網站時，我們就所收到和收集的資料所採取的資料安全和保護措施。
外判安排
永明金融可能會使用服務提供者代表我們處理個人資料。所有永明金融服務提供者均受合約義務的約束，以保密他們接觸的任何資料，防止未經授權的存取、使用及保留。
保護措施
永明金融就持有的個人資料採取適當步驟，以防遺失、未經授權存取、使用、修改或披露。只有我們的授權員工才可存取所收集的個人資料。
保留資料
永明金融保持並執行包含個人資料記錄的保留政策，確保個人資料的保存時間不會長於滿足資料使用或將要使用的目的所需時間。永明金融根據其記錄管理政策收集及持有的各種個人資料，設有不同的保留期。
披露個人資料
有關保單或退休金計劃記錄，永明金融可能會將您的個人資料披露予 (a) 在香港或其他地方提供服務的第三方，以協助永明金融開展上述目的，包括但不限於索賠調查員、醫療顧問、醫療服務提供者、緊急援助服務提供者、再保險公司及專業顧問（前提是此類承包商必須保密所有這等個人資料，並只可將個人資料用作提供這等服務）；(b) 您的銀行以便付款；(c) 您的保險經紀（如有）；(d) 永明金融的保險代理及強積金中介人；(e) 永明金融的相關公司，包括退休金服務提供者、保險公司及金融服務公司；(f) 香港保險業聯會（或任何類似的保險公司協會）或其繼承人及其成員；(g) 就永明金融或其相關公司（香港境內或境外）受約束或需遵守的適用法例、規定或法院指令要求，或按監管機構或其他主管機構要求永明金融或其相關公司（香港境內或境外）需遵守的指引，永明金融或其相關公司（香港境內或境外）因而有責任要向其披露的任何人士；以及 (h) 另有規定或法律允許的情況。在您同意或法律要求或允許的情況下，永明金融可以透過其他方式使用或披露您的個人資料。
有關僱員的個人記錄，永明金融可能將您的個人資料披露予 (a) 任何向永明金融提供與業務相關的行政、電訊、電腦或其他服務的代理、承包商或第三方服務提供者；(b) 永明金融集團公司內的任何公司，用於內部目的及直接促銷這等公司提供的產品和服務；(c) 索取僱員推薦的人（在獲得僱員明確同意的情況下）；(d) 就永明金融或其相關公司（香港境內或境外）所需遵守的法律要求，或按監管機構或其他主管機構要求永明金融或其相關公司（香港境內或境外）需遵守的指引因而受強制要向其披露的任何人士；以及 (e) 涉及可能重組或出售永明金融的全部或部分、其業務或資產的第三方。如果您是僱員並對此事有任何疑問，請聯絡香港永明金融有限公司人力資源主管，地址：香港九龍紅磡紅鸞道18號祥祺中心A座16樓
有關代理的個人記錄，永明金融可能將您的個人資料披露予 (a) 提供服務以協助永明金融履行允許目的之第三方，包括但不限於法律顧問、保險提供者、私人調查員和收數公司；(b) HKFI 或（其繼承者）及其成員、積金局及其他監管機構；(c) 退休金及退休基金計劃提供者；(d) 永明金融的相關公司；以及 (e) 法律要求或允許的政府主管當局和機構。
有關其他記錄，永明金融會在收集此等個人資料時說明披露方。
查閱及更改資料
有關保單記錄，請以書面方式將查閱或更改資料的申請郵寄至：香港永明金融有限公司客戶服務中心經理，地址：香港九龍紅磡紅鸞道18號祥祺中心A座16樓。永明金融在處理查閱或更改資料申請時，將核對申請者身份，以確保他/她是合法有權申請查閱或更改資料。任何此類申請可能會收取合理的處理費用。
有關退休金計劃記錄 – 請以書面方式將您的查閱或更改資料申請郵寄至：卓譽金融服務有限公司退休金管理部經理（永明金融的退休金計劃管理人），地址：香港九龍紅磡德豐街 18 號海濱廣場一座 10 樓。卓譽金融在處理查閱或更改資料申請時，將核對申請者身份，以確保他/她是合法有權申請查閱或更改資料。任何此類申請可能會收取合理的處理費用。
有關僱員個人記錄 -請以書面方式將您的查閱或更改資料申請郵寄至：香港永明金融有限公司人力資源主管，地址：香港九龍紅磡紅鸞道18號祥祺中心A座16樓。永明金融在處理查閱或更改資料申請時，將核對申請者身份，以確保他/她是合法有權申請查閱或更改資料。任何此類申請可能會收取合理的處理費用。請注意，即使申請獲批，我們只允許您查閱自己的個人資料，而且不能查閱其他資料或其他僱員的相關資料。
有關代理的個人記錄 -請以書面方式將您的查閱或更改資料申請郵寄至：香港永明金融有限公司銷售人員部，地址：香港九龍紅磡紅鸞道18號祥祺中心A座2樓。永明金融在處理查閱或更改資料申請時，將核對申請者身份，以確保他/她是合法有權申請查閱或更改資料。任何此類申請可能會收取合理的處理費用。
有關其他記錄 -請以書面方式將您的查閱或更改資料申請郵寄至：香港永明金融有限公司資料私隱主任，地址：香港九龍紅磡紅鸞道18號祥祺中心A座16樓。永明金融在處理查閱或更改資料申請時，將核對申請者身份，以確保他/她是合法有權申請查閱或更改資料。任何此類申請可能會收取合理的處理費用。
查詢
如果您對我們的個人資料私隱政策和實務有任何疑問，請以書面方式聯絡：香港永明金融有限公司資料私隱主任，地址：香港九龍紅磡紅鸞道18號祥祺中心A座16樓。
最後更新日期： 2020年10月7日
有關您私隱的問題？
如果您對我們的個人私隱保護措施和政策有任何疑問，請與我們的私隱保護官聯絡。電話 (+852) 2103 8888，電郵 hkprivacyofficer@sunlife.com.